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Simon & Partner stellt um auf elektronischen Rechnungsversand

Bereits seit Juli 2011 sind elektronische Rechnungen den Rechnungen in Papierform vollständig gleich gestellt. Obwohl die Erstellung und Versendung von Papierrechnungen teuer ist und Ressourcen sowie wertvolle Zeit kostet, wird vielfach noch die `altbewährte` Rechnungsvariante genutzt.

Unser Anspruch ist es, eine möglichst fortschrittlich arbeitende Kanzlei zu sein, auf Papier – soweit möglich – zu verzichten und laufende Geschäftsprozesse bestmöglich zu automatisieren. Hieraus gewonnene Erkenntnisse wollen wir sodann gerne an unsere Mandanten weitergeben.

Unser IT-Team hat daher geprüft, ob und wie wir auf elektronischen Rechnungsversand umstellen können. Wir sind zu dem Ergebnis gelangt, dass wir im ersten Schritt unsere laufenden Rechnungen in den Bereichen Lohn und Finanzbuchhaltung auf elektronischem Weg versenden wollen. Hinsichtlich der übrigen Rechnungen bleibt es vorerst beim klassischen Rechnungsversand.

Unsere elektronischen Rechnungen werden wir im ZUGFeRD-Format via E-Mail versenden. Das Rechnungsformat ZUGFeRD (Zentraler User Guides des Forums elektronische Rechnungen Deutschland) erlaubt uns die strukturierte Übermittlung der Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Diese ist, wie üblich, menschenlesbar, aber der Rechnungsempfänger kann die enthaltenen Informationen auch ohne weitere Schritte aus einem eingebetteten XML-Anteil (Extensible Markup Language) automatisiert auslesen und weiterverarbeiten.

Hinweise: Rechnungsformat ZUGFeRD

Das ZUGFeRD-Format dient der Standardisierung elektronischer Rechnungen. Es verbindet die Vorteile von XML (automatisierte Auslesbarkeit) und PDF in einer Datei. Darüber hinaus entspricht dieses Rechnungsformat der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden internationalen Rechnungsverkehr verwendet werden.

Aufbewahrungsfristen

Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen. Sie müssen daher zehn Jahre aufbewahrt werden.

Regeln zur elektronischen Archivierung

Grundsätzlich sind alle Belege in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren. Konsequenz: Unsere fortan elektronisch versendeten Rechnungen müssen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in unveränderter digitaler Form archiviert werden. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend.

Für eine ordnungsgemäße Archivierung genügt es, wenn die via E-Mail empfangenen Rechnungenim E-Mail-Programm belassen werden. Alternativ genügt die bloße Aufbewahrung des Anhangs zur E-Mail.


DATE: Dez 29, 2020
AUTHOR: admin
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