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Elektronische Fahrtenbücher

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist aufwendig: Jede Fahrt muss zeitnah dokumentiert werden. Diesen Aufwand kann ein elektronisches Fahrtenbuch reduzieren, da Fahrtbeginn, Fahrtende, Fahrtzeit und die gefahrenen Kilometer auf elektronischem Wege festgehalten werden. Der Fahrer muss dann noch angeben, ob die Fahrt privat oder geschäftlich war, ob er von der Wohnung zum Betrieb oder von dort nach Hause gefahren ist, welchen Reisezweck die Geschäftsreise hatte und wer besucht wurde.

Elektronisches Fahrtenbuch als Smartphone-App

Heute gibt es verschiedene Formen elektronischer Fahrtenbücher. Ein wesentlicher Unterschied liegt in der Technik, wie die Daten erfasst werden. Preiswerte Lösungen basieren auf Smartphone-Apps und zeichnen die gefahrene Strecke anhand von GPS-Daten auf. Ein Problem dabei ist, dass das Mobiltelefon nicht fest mit dem Fahrzeug verbunden ist. Es kann zu Hause oder auf dem Schreibtisch vergessen werden oder einen leeren Akku haben.

Ein weiterer Nachteil ist, dass nicht an jedem Ort ein GPS-Signal empfangen werden kann. So passiert es schnell, dass die in der App summierten Kilometer nicht mit dem Kilometerzähler des Fahrzeugs übereinstimmen.

Idealerweise sollte ein elektronisches Fahrtenbuch, daher die Daten aus dem Kraftfahrzeug beziehen. Die meisten Anbieter greifen heute auf die OBD-Schnittstelle zu, da diese es ermöglicht, die Daten direkt vom Stecker in das elektronische Fahrtenbuch zu übertragen.

Über eine solche offene, genormte OBD-Schnittstelle (On-Board-Diagnose) verfügt jedes moderne Kraftfahrzeug, denn sie stellt eine gesetzliche Auflage dar, damit zum Beispiel der ADAC beim Pannendienst darauf zugreifen und Fehlfunktionen im Auto auslesen kann. Das heißt, dass Fahrzeuge mit Ottomotor ab dem Baujahr 2001 oder Dieselmotor ab dem Baujahr 2004 laut einer EU-Verordnung mit einer genormten OBD-Schnittstelle ausgerüstet sein müssen. Bei Fahrzeugen mit reinem Elektroantrieb sieht das noch anders aus.

Ein elektronisches Fahrtenbuch, das über die OBD-Schnittstelle angeschlossen wird, kann leicht vom Fahrer selbst installiert werden. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass bei einem solchen System der Kilometerstand immer mit dem des Fahrzeugs übereinstimmt. Nachjustierungen sind nicht nötig. Die Daten werden automatisch an ein Rechenzentrum gesandt. Der Fahrer kann in einer App oder am PC angeben, ob eine Fahrt betrieblich oder privat war und die erforderlichen Daten eintragen.

Fest eingebaute Systeme 

Eine dritte technische Möglichkeit bieten Geräte, die fest im Fahrzeug eingebaut sind. Diese müssen von einer Werkstatt installiert und konfiguriert werden, was zu relativ hohen Kosten führt. Außerdem müssen sie bei jedem Fahrzeugwechsel neu eingebaut werden. Diese Geräte erstellen die Fahrtenbuchdaten, indem sie GPS-Informationen und Geschwindigkeitsdaten kombinieren. Die Daten stimmen weitgehend mit dem Kilometerzähler überein. Wegen Messungenauigkeiten sind gelegentliche Nachjustierungen nötig. Diese Technik bietet sich daher eher für solche Fahrzeuge an, die im gewerblichen Einsatz sind oder von mehreren Fahrern genutzt werden.

Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern

Die nachfolgende Übersicht stellt lediglich eine Auswahl an Anbietern dar, die technisch unterschiedliche Lösungen anbieten. Die Übersicht ist keine vollständige Abbildung des Markts oder Kaufempfehlung. Die Entscheidung für eine Lösung sollte im Einzelfall abgewogen werden.

Anbieter Internet  Produkt System
Arealcontrol www.arealcontrol.de GT3630 „Speedy“ GPS-Ortung mit Montage in Eigenregie oder durch Vertragswerkstatt
Bury www.bury.com CL 1010 Time GPS-Fahrtenbuchdaten, Einbau in Eigenregie oder durch Fachwerkstatt
Haufe-Lexware www.lexware.de Lexware elektronisches Fahrtenbuch von Vimcar Fahrtenbuchstecker mit integrierter SIM-Karte, Bedienung per App
Probasys www.probasys.de Drivers-Log GPS Fahrtenbuch mittels Smartphone mit Android-OS- und GPS-Unterstützung
Tom-Tom Telematics www.telematics.tomtom.com Webfleet Logbook Fahrzeugortung per OBD-Schnittstelle, Bedienung per App
Travel-Control www.travelcontrol.de Travel-Control Personal GPS-gesteuert, Fahreridentifikation per Chipkarte, Montage über Servicetechniker

Quelle: Unternehmensangaben, März 2017

Anforderungen des Finanzamts an das elektronische Fahrtenbuch

Für welche technische Lösung sich ein Unternehmen oder der Fahrer eines Dienstwagens mit Privatnutzung entscheidet – allgemein gilt, dass die Anforderungen der Finanzbehörden erfüllt werden müssen. Diese gelten für elektronische und für papierbasierte Fahrtenbücher gleichermaßen. Die Anforderungen der Finanzbehörden lassen sich grob in drei Gruppen einteilen: Anforderungen an die Daten, Anforderungen an die Form und technische Anforderungen.

Zu den Anforderungen an die Daten gehören die Aufzeichnung von Datum und Uhrzeit bei Start und Ankunft, von Reiseroute und Ziel, von Kilometerstand bei Start und Ankunft sowie von Fahrtzweck und den besuchten Personen oder Firmen. Die Form muss geschlossen und gebunden sein. Das Fahrtenbuch soll zeitnah geführt werden, muss vollständig und lückenlos sein und einen fortlaufenden Zusammenhang bilden. Die technischen Anforderungen sehen vor, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind oder dass Änderungen sichtbar und nachvollziehbar dargestellt werden.

Dass die Finanzbehörden ein Fahrtenbuch nicht anerkennen, kann sowohl bei der elektronischen als auch bei der Papierform passieren. Ein häufiger Grund für eine Ablehnung ist, wenn nachträgliche Änderungen möglich waren.

Elektronische Fahrtenbücher mit TÜV-Zertifizierung 

Einige elektronische Fahrtenbücher tragen ein TÜV-Zertifikat. Dieses wird jährlich vergeben, wenn eine lückenlose Erfassung aller Daten gewährleistet ist und wenn nachträgliche Änderungen der aufgezeichneten Fahrdaten ausgeschlossen oder dokumentiert sind. Außerdem müssen die Daten vollständig und zeitnah manipulationssicher gespeichert werden. Und es muss die zehnjährige Aufbewahrungsfrist, die für Fahrtenbücher gilt, gewährleistet sein. Allerdings kann auch ein TÜV-Zertifikat keine absolute Sicherheit geben, dass das elektronische Fahrtenbuch durch das Finanzamt anerkannt wird. Dieses prüft jeweils im Einzelfall.


DATE: Jun 2, 2017
AUTHOR: admin
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